Работа с персональными данными соискателей

Персональные данные попадают к работодателям не только при заключении трудового договора, когда получение данных обусловлено требованиями ТК РФ, в частности ст. 57 и 65 ТК РФ, перечисляющими ряд данных и документов, предоставляемых будущими работниками при оформлении приема на работу. Свои персональные данные работодателям предоставляют также и соискатели на вакантные должности, с которыми трудовой договор может быть как заключен, так и нет. Трудовой кодекс РФ никак не регламентирует подобные отношения, возникающие до заключения трудового договора, соответственно, условий об охране персональных данных соискателей ТК РФ не содержит.
Основные и достаточно подробные разъяснения по данному вопросу даны Роскомнадзором (см. Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве (https://rkn.gov.ru/news/rsoc/news17877.htm)).
Роскомнадзор разъясняет, что обработка персональных данных соискателей на замещение вакантных должностей в рамках правоотношений, урегулированных ТК РФ, предполагает получение согласия соискателей на замещение вакантных должностей на обработку их персональных данных на период принятия работодателем решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Исключение составляют случаи, когда от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключило соответствующий договор, а также при самостоятельном размещении соискателем своего резюме в Интернете, доступного неограниченному кругу лиц.
В случае получения резюме соискателя по каналам электронной почты, факсимильной связи работодателю необходимо дополнительно провести мероприятия, направленные на подтверждение факта направления указанного резюме самим соискателем.
К таким мероприятиям можно отнести приглашение соискателя на личную встречу с уполномоченными сотрудниками работодателя, обратную связь посредством электронной почты и т.д.
При поступлении в адрес работодателя резюме, составленного в произвольной форме, при котором однозначно определить физическое лицо, его направившее, не представляется возможным, данное резюме подлежит уничтожению в день поступления.
В случае если сбор персональных данных соискателей осуществляется посредством типовой формы анкеты соискателя, утвержденной работодателем, то данная типовая форма анкеты должна соответствовать требованиям п. 7 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, а также содержать информацию о сроке ее рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Типовая форма анкеты соискателя может быть реализована в электронной форме на сайте организации, где согласие на обработку персональных данных подтверждается соискателем путем проставления отметки в соответствующем поле, за исключением случаев, когда работодателем запрашиваются сведения, предполагающие получение согласия в письменной форме.
Таким образом, формы согласия соискателя и анкет, в которых целесообразно указать на согласие соискателя в части передачи персональных данных, работодателям необходимо утвердить отдельным локальным актом либо включить порядок взаимодействия с соискателями, в том числе образцы указанных форм, в положение о персональных данных работников. При этом необходимо регламентировать не только порядок получения данных, но и порядок их уничтожения.
Даже в том случае, когда работник позднее был принят на работу и подписал согласие на обработку персональных данных, отсутствие в анкете соискателя соответствующего поля для отметки соискателя о согласии может послужить основанием для привлечения работодателя к административной ответственности.
Самарский областной суд в Постановлении от 22.08.2016 N 4а-907/2016, рассмотрев дело о привлечении руководителя работодателя к административной ответственности в числе прочего и за отсутствие в листе кандидата поля, где субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, признал наличие вины в действиях работодателя.
Согласие соискателя на обработку его данных необходимо сохранить в любом случае до момента истечения срока хранения указанного документа. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденному Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, срок хранения согласия на обработку персональных данных составляет три года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором.

Экспертное мнение подготовила ведущая рубрики «Правовой навигатор»
старший преподаватель кафедры теории и права и государственно-правовых дисциплин ВИУ РАНХиГС Юлия Каюшникова