Как быть, если уволенный не забирает трудовую книжку?
Как правило трудовую книжку работники забирают сразу при увольнении, ведь этот документ необходим им для устройства на новое место работы. Но ситуации бывают разные, и порой работник может отсутствовать на рабочем месте в последний рабочий день или же отказаться ее получать при конфликтах с работодателем.
А в некоторых случаях организация использует трудовую книжку как инструмент давления, не выдавая документ, если за работником числятся какие-либо недостачи, или не собраны все подписи на обходном листе или не сданы закрепленные за ним ТМЦ. Сразу обратим внимание, что подобные действия со стороны работодателя незаконны и караются штрафом до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Кроме того, придется возместить работнику и заработок, который он не получил за время удержания документа – днем прекращения трудового договора считается дата получения трудовой книжки на руки -такова официальная позиция Госинспекции труда, основанная на п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225.
Если уволенный работник не забирает трудовую книжку и не дает согласия отправить ее по почте, работодатель обязан хранить эту книжку у себя до востребования. Об этом сообщили эксперты Роструда на сайте «Онлайнинспекция.рф».
Порядок действий работодателя в ситуации, когда уволенный работник не забрал трудовую книжку, прописан в статье 84.1 Трудового кодекса. В ней сказано следующее. Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно (в связи с отсутствием человека на рабочем месте либо отказом от ее получения), то работодатель обязан послать работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой. Другой вариант — получить у бывшего работника согласие на отправку трудовой по почте.
Но что делать, если работник не получает заказное письмо с уведомлением, не дает согласия на отправку трудовой книжки по почте, не отвечает на телефонные звонки?
В Роструде на этот вопрос ответили так. Если сотрудник не забирает трудовую книжку и уклоняется от получения заказного письма с уведомлением, работодатель обязан хранить ее до востребования. Такой порядок установлен пунктом 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.21 № 320н).
Отдел кадров, в свою очередь, обязан бережно хранить документ до момента его истребования работником. Книжку нельзя передать в архив или самовольно выслать ее почтой или курьерской службой – на отправку должно быть письменное разрешение (запрос) владельца трудовой книжки.
Кадровику нужно направить бывшему сотруднику уведомление о том, что ему нужно забрать документ и если он даст на это письменное согласие – можно будет получить трудовую почтой, без личного посещения офиса. Если от сотрудника будет получено письменное заявление, с четко сформулированной просьбой на отправку документа почтой – только тогда у кадровой службы будет законное основание это сделать.
На случай утери трудовой книжки во время пересылки кадровой службе следует сделать копию всех ее страниц, ведь обязанность восстановить сведения в таком случае ляжет на организацию (п. 31 и п. 32 Правил). Отправлять документы следует заказным письмом с уведомлением и с описью вложения – это поможет подтвердить факт отправки при возникновении спорных ситуаций.
Со дня отправки работнику письма с уведомлением работодатель освобождается от ответственности за нарушение сроков при выдаче трудовой книжки.
Экспертное мнение подготовила ведущая рубрики «Права и обязанности: общий взгляд»
кандидат юридических наук, доцент, доцент кафедры теории и права и государственно-правовых дисциплин ВИУ РАНХиГС Эйда Голоманчук
