Электронная трудовая книжка — что обязательно нужно знать

С 1 января 2021 года в России введен новый порядок ведения трудовых книжек. Теперь сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде. Это важное изменение, и профсоюзным представителям необходимо понимать все его аспекты, чтобы эффективно защищать права работников.

Работодатели обязаны представлять в Социальный фонд России (СФР) полные и достоверные сведения о трудовой деятельности каждого работника. Эти сведения формируют электронную трудовую книжку (ЭТК). Бумажная трудовая книжка остается у работника на руках и более не пополняется новыми записями.

Важно помнить, что работник имел право до 31 декабря 2024 года подать заявление о сохранении ведения бумажной трудовой книжки. Если такое заявление было им подано, работодатель продолжает вносить записи в бумажный документ и не передает сведения о данном работнике в электронном виде. Профсоюзам следует информировать членов об этом праве.

Все данные в ЭТК вносятся на основании сведений, предоставленных работодателем. Следовательно, риск ошибок или невнесения информации ложится на него. Профсоюзам необходимо инструктировать работников регулярно проверять свой электронный кабинет на сайте СФР или портале Госуслуг, чтобы оперативно выявлять и оспаривать неточности.

Работник может получить актуальную информацию о своей трудовой деятельности в любое время через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте СФР. Он также вправе запросить у работодателя справку о трудовой деятельности в бумажном виде, которую работодатель обязан предоставить бесплатно в течение трех рабочих дней.

Запись об увольнении работодатель обязан внести в сведения о трудовой деятельности в день увольнения. Это критически важный момент, так как без этой записи работник не сможет официально устроиться на новую работу. Следите за тем, чтобы при увольнении работник получал на руки справку о трудовой деятельности, а также свою старую бумажную книжку (если она велась).

При обнаружении ошибки в ЭТК работник должен обратиться к текущему или предыдущему работодателю с заявлением о исправлении сведений. Работодатель обязан проверить информацию и направить уточненные сведения в СФР. В случае спора или отказа профсоюз может оказать существенную помощь в подготовке жалобы в трудовую инспекцию или в суд.

Сведения, содержащиеся в ЭТК, являются персональными данными. Их обработка и передача строго регламентированы законом. Любое нарушение режима конфиденциальности является серьезным правонарушением.

Рекомендация для всех работников: настоятельно рекомендуется один-два раза в год формировать и сохранять выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг. Это позволит иметь актуальный и заверенный электронной подписью СФР документ на своем устройстве.

Электронная трудовая книжка — это современный инструмент, но его эффективность напрямую зависит от внимательности работников и добросовестности работодателей. Профсоюзы играют ключевую роль в обеспечении соблюдения прав трудящихся в новых условиях.

Экспертное мнение подготовила ведущая рубрики «Правовой навигатор»

кандидат юридических наук, доцент, доцент кафедры теории и права и государственно-правовых дисциплин ВИУ РАНХиГС Эйда Голоманчук