Допустимость копирования работодателем паспорта и СНИЛС работника

В российской правовой системе вопрос о правомочности работодателя осуществлять копирование паспорта и СНИЛС работника относится к области регулирования трудового права и законодательства о персональных данных. Теоретической основой выступает конституционное право на неприкосновенность частной жизни, конкретизированное в Федеральном законе «О персональных данных». Обработка таких документов допустима исключительно в установленных законом целях и при условии соблюдения предусмотренных процедур. Согласно разъяснениям Роструда, потенциальный работодатель не вправе без письменного согласия соискателя получать его персональные данные, содержащиеся в паспорте и СНИЛС, до заключения трудового договора. После оформления трудовых отношений обработка этих данных становится необходимой для выполнения обязанностей работодателя, предусмотренных трудовым законодательством, однако по-прежнему должна осуществляться с надлежащим оформлением и защитой.

Правомерность обработки персональных данных сотрудника, включая хранение копий его паспорта и СНИЛС, обусловлена целями кадрового учета, расчета заработной платы, пенсионного и социального обеспечения. В соответствии с частью 1 статьи 65 Трудового кодекса РФ, работник обязан предъявить паспорт и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования именно при заключении трудового договора, что легитимизирует их последующее использование работодателем для указанных целей. Однако обработка должна быть организована в соответствии с законом «О персональных данных», который возлагает на оператора ряд обязательств. К ним относятся определение целей и способов обработки, обеспечение безопасности данных, назначение ответственного лица, разработка локальных нормативных актов, регулирующих эту деятельность, а в определенных случаях – уведомление уполномоченного органа. В 2025 году законодательство в этой сфере претерпело изменения, ужесточившие требования к локализации данных и значительно увеличившие штрафы за их утечку, что свидетельствует о повышенном внимании законодателя к обеспечению информационной безопасности.

Практические аспекты работы с персональными данными требуют от работодателя реализации комплекса организационных и технических мер. На практике это означает, что после заключения трудового договора копии паспорта и СНИЛС могут храниться в личном деле сотрудника, но доступ к ним должен быть строго регламентирован, а сами документы защищены от несанкционированного доступа. Работодателю необходимо получить у сотрудника письменное согласие на обработку персональных данных, если такая обработка не основана исключительно на положениях трудового договора или федерального закона.

В качестве практических рекомендаций для работодателей можно предложить следующий алгоритм действий. Во-первых, необходимо разработать и утвердить локальный нормативный акт, регламентирующий обработку персональных данных работников, с которым всех сотрудников следует ознакомить под подпись. Во-вторых, получение письменного согласия на обработку персональных данных должно стать стандартной кадровой процедурой при приеме на работу. В-третьих, важно обеспечить техническую защиту хранящихся копий документов, ограничив круг лиц, имеющих к ним доступ. Для самих работников актуальной рекомендацией является внимательное отношение к предоставлению своих персональных данных и требование от работодателя соблюдения всех гарантий, установленных законодательством. Таким образом, правомерность копирования паспорта и СНИЛС работника напрямую зависит от следования работодателя предписанной законом процедуре и обеспечения надежной защиты конфиденциальной информации.

Экспертное мнение подготовила ведущая рубрики «Права и обязанности: общий взгляд»

кандидат юридических наук, доцент, доцент кафедры теории и права и государственно-правовых дисциплин ВИУ РАНХиГС Эйда Голоманчук