Хранение электронных расчетных листков

Электронные расчетные листки - это документ, который содержит подробную информацию о начисленной заработной плате сотрудника за определенный период времени.
Электронный расчетный листок позволяет работнику получать детальную информацию о составляющих его заработной платы - окладе, надбавках, премиях, удержаниях и т.д. Это помогает сотруднику лучше понимать, из чего складывается его зарплата.
Электронный формат расчетного листка делает процесс начисления зарплаты более прозрачным для работника. Он может ознакомиться с расчетами в любое время и убедиться в правильности начислений.
Использование электронных расчетных листков позволяет автоматизировать процесс расчета и выдачи документов, что снижает трудозатраты бухгалтерии и кадровой службы.
Электронные расчетные листки хранятся в цифровом виде, что делает их более защищенными от утери или повреждения по сравнению с бумажными документами.
Работодатель вправе направлять работникам расчетные листки в электронной форме, если такой порядок предусмотрен в локальном нормативном акте (ЛНА). Рассылка электронных расчетных листков не противоречит действующему законодательству. При этом работодатель может хранить расчетные листки в электронном виде. Подписывать их при рассылке работникам необязательно. Обосновывается это следующим.
Обязанность работодателя извещать работника о составных частях заработной платы и размере иных сумм, начисленных работнику, а также о размерах и основаниях произведенных удержаний закреплена в ч. 1 ст. 136 ТК РФ.
В частности, сведения о составных частях заработной платы работодатель должен довести до работника посредством предоставления ему расчетного листка, форма которого утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Требований к подписанию расчетных листков (в том числе электронной подписью) в трудовом законодательстве нет.
Порядок выдачи работникам расчетных листков законом не установлен. Такой порядок работодатель должен определить самостоятельно и закрепить в своих локальных нормативных актах, трудовых договорах с работниками или в коллективном договоре. При этом выдавать сотрудникам расчетные листки именно в бумажном виде необязательно. Работодатель вправе направлять их работникам по электронной почте. Для этого необходимо установить порядок рассылки расчетных листков в электронном виде в ЛНА работодателя. Это подтверждают в разъяснениях ведомства (письма Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, Роструда от 07.09.2021 № ПГ/25490-6-1 и от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1).
В письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 Минтруд России высказал мнение, что расчетные листки в электронной форме работодатели могут рассылать работникам, только если у них ведется кадровый электронный документооборот (КЭДО). Однако в Трудовом кодексе РФ нет прямого запрета на применение электронных расчетных листков работодателями, которые не перешли на КЭДО.
Судебная практика также подтверждает правомерность применения такого способа извещения работников о составных частях их заработной платы. Например, суды не признают нарушением рассылку расчетных листков по электронной почте (см. апелляционное определение Московского городского суда от 12.05.2017 № 33-17642/17, определения Московского городского суда от 18.07.2011 по делу № 33-22203 и от 24.05.2011 по делу № 33-15061).
При этом если работнику расчетные листки направляются по электронной почте, то работодатель не обязан их распечатывать и хранить отдельно. Также работодатель не обязан каким-то особенным образом обозначать, что работник ознакомился с расчетным листком, поскольку извещение не предполагает обратной связи. Таким образом, вести журнал выдачи расчетных листков и выдавать расчетные листки под подпись законодательство не требует.

Экспертное мнение подготовила ведущая рубрики «Правовой навигатор»
старший преподаватель кафедры теории и права и государственно-правовых дисциплин ВИУ РАНХиГС Юлия Каюшникова