Допустимость копирования потенциальным работодателем паспорта и СНИЛС соискателя
В контексте регулирования трудовых отношений и защиты персональных данных в Российской Федерации вопрос о правомочности работодателя копировать документы соискателя, такие как паспорт и СНИЛС, до момента заключения трудового договора является предметом строгого нормативного контроля. Согласно сложившейся правовой позиции, подобные действия на стадии отбора кандидатов, предшествующей найму, признаются неправомерными, если осуществляются без надлежаще оформленного согласия физического лица.
Потенциальный работодатель не вправе без письменного согласия соискателя получать и обрабатывать его персональные данные, содержащиеся в паспорте и СНИЛС. Такое согласие должно быть получено в письменной форме и соответствовать всем требованиям, установленным Федеральным законом «О персональных данных». Требование предъявить эти документы, а также снять с них копии на этапе, когда трудовой договор еще не заключен, рассматривается как превышение полномочий. Нормы трудового законодательства определяют исчерпывающий перечень документов, необходимых для оформления трудовых отношений, и их предоставление осуществляется именно в момент заключения договора, а не в процессе конкурсного отбора. Требование свидетельства о присвоении ИНН на стадии соискательства также не основано на законе.
Правомерность обработки персональных данных сотрудника после заключения трудового договора, в том числе хранения копий его документов, продолжает оставаться областью повышенного внимания контролирующих органов. Существует позиция, согласно которой хранение в личном деле сотрудника коммерческой организации копий паспорта, СНИЛС и ИНН может рассматриваться как обработка избыточных персональных данных, не обусловленная конкретными целями, и, следовательно, нарушающая законодательство. Ведение личных дел является обязательным для государственных и муниципальных организаций, тогда как для коммерческих компаний это право, которое должно быть закреплено во внутренних локальных актах.
С практической точки зрения, соискателям рекомендуется знать свои права и предоставлять оригиналы обязательных документов, включая паспорт и СНИЛС, исключительно в момент фактического оформления трудовых отношений. При возникновении требований о предоставлении копий документов на более ранних стадиях целесообразно запросить у представителя работодателя разъяснение целей обработки этих данных и оформить предоставление в виде письменного согласия, соответствующего требованиям закона. Работодателям, в свою очередь, во избежание административных рисков, следует воздерживаться от досрочного сбора и копирования документов, ограничиваясь на этапе отбора получением резюме и проведением собеседований. После приема сотрудника на работу формирование личного дела должно осуществляться с учетом принципа минимальной достаточности, избегая избыточного сбора информации, не имеющей прямого отношения к трудовой функции и обязательным кадровым процедурам.
Рассмотрим конкретный пример. Гражданка пыталась устроиться на работу, и еще до заключения трудового договора (который впоследствии заключен и не был) у нее потребовали паспорт, СНИЛС, причем, потенциальный работодатель снял копии с этих документов. Гражданка согласия своего на это не давала, но кадровик надавил – мол, нет копий – нет работы. Требовали также свидетельство об ИНН. Законны ли такие действия, спросила несостоявшаяся сотрудница в "онлайн-инспекции" Роструда.
Там ответили, что потенциальный работодатель не вправе без письменного согласия соискателя получать его персональные данные (в том числе содержащиеся в паспорте и СНИЛС) и передавать их другим лицам. Причем, письменное согласие должно содержать сведения, предусмотренные законом «О персональных данных».
Паспорт и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) следует предоставить работодателю только при заключении трудового договора.
Нормами действующего трудового законодательства установлен закрытый перечень документов, который работодатель вправе требовать от работника при приеме на работу. Свидетельство о присвоении физическому лицу ИНН к таким документам не относится.
Экспертное мнение подготовила ведущая рубрики «Права и обязанности: общий взгляд»
кандидат юридических наук, доцент, доцент кафедры теории и права и государственно-правовых дисциплин ВИУ РАНХиГС Эйда Голоманчук
