Какие документы работодатель должен выдать уволенному работнику

Помимо выплаты зарплаты, неиспользованных отпускных и больничных, работодатель должен выдать уволенному документы. В день увольнения сотруднику нужно выдать трудовую книжку или СТД-Р, расчетный листок, выписки из РСВ, Персонифицированных сведений, ЕФС-1, а также его личные документы (включая копии), если они хранились в компании.

С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

По запросу работника в течение трех дней следует выдать ему документы, связанные с работой — справки, выписки, копии приказов и распоряжений. В том числе справку 182н, которая формально отменена, или ее аналог.

Если сотрудника нет на работе в последний день, нужно направить ему уведомление о том, что необходимо получить документы. Иначе работодатель будет нести ответственность за задержку их выдачи.

На основании ст. 84. 1, 136 ТК и п. 12 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ при увольнении работодатель должен передать бывшему работнику следующие документы:

● трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;

● расчетный листок;

● подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 (замена СЗВ-СТАЖ) за текущий год;

● выписку из персонифицированных сведений о физлицах;

● копию раздела 3 РСВ за последние три месяца.

При этом нужно учесть несколько моментов. Минтруд в письме от 10.04.2023 № 14-6/ООГ-2661 сообщил, что выдавать выписку из ЕФС-1 не нужно. А СФР в письме от 06.03.2023 № 19-20/33754 напротив, указывает, что нужно предоставить выписку.

Можно выдать сведения из подраздела 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 со сведениями о страховом стаже за отчетный год до даты увольнения тем, кто попадает под особые категории или у кого были перерывы в стаже.

Копию подраздела 3 раздела 1 формы ЕФС-1 за последние три месяца нужно выдать сотрудникам, которым перечисляли страховые взносы на накопительную часть пенсии.

Насчет выписки из персонифицированных сведений также есть уточнения. В ней должны содержаться данные только по уволенному. Согласно письму ГУ — ОПФР по г. Москве и МО от 03.04.2018 № В-4510-08/7361 документ должен заполняться информацией, которую работодатель готовит для сдачи в месяце увольнения работника. А значит, если работник увольняется в феврале, то выписка выдается за январь, а не неполный февраль.

По письменному запросу уволенного работодатель обязан предоставить:

● справку о доходах и удержанном НДФЛ по форме КНД 1175018 (замена 2-НДФЛ);

● копии распорядительных документов, связанных с трудовой деятельности сотрудника. В частности, приказы о приеме на работу, о переводах, премировании и другие.

Экспертное мнение подготовила ведущая рубрики «Правовой навигатор»

кандидат юридических наук, доцент, доцент кафедры теории и права и государственно-правовых дисциплин ВИУ РАНХиГС Эйда Голоманчук