Как оформить отсутствие на работе сотрудника, который не выходит на связь

Оформление отсутствия сотрудника на работе, когда он не выходит на связь, может представлять определённые сложности. Тем не менее, существуют определённые шаги и процедуры, которые помогут правильно оформить такую ситуацию в соответствии с трудовым законодательством.
Прежде всего, попытайтесь установить контакт с работником. Можно воспользоваться различными средствами связи: звонками, email, мессенджерами и т.д. Если это не удаётся, следует продолжать документировать попытки связаться с ним.
Ведите журнал всех попыток связи с работником. Записывайте даты, время и способы, которые использовались.
Направьте служебную записку (или уведомление) на имя работника по последнему известному месту жительства или на электронный адрес с просьбой объяснить своё отсутствие.
Если работник не выходит на связь в течение нескольких дней, имеет смысл составить акт об отсутствии, который будет документом, подтверждающим, что работник не явился на работу и не сообщил о причинах своего отсутствия. Факт невыхода на работу оформляется актом об отсутствии на рабочем месте. В качестве основания акта может быть служебная записка от непосредственного руководителя или работника отдела кадров. Если у организации установлена пропускная система, то подтвердить отсутствие работника можно распечаткой из этой системы.
Если сотрудник отсутствует несколько дней, то такие акты придется составлять ежедневно. А если работника нет несколько недель или месяцев, то документы можно составлять раз в неделю или в месяц. В табеле учета рабочего времени эти дни можно отмечать кодом «НН».
Если сотрудник не выходит на связь, стоит попытаться дозвониться его родственникам. Также можно направить по адресу регистрации письмо с описью вложения или телеграмму с требованием дачи пояснений о причинах отсутствия на работе.
Но если в результате всех попыток работодатель так и не смог связаться с сотрудником, то нужно составить акт о невозможности получения объяснений.
Эти документы пригодятся, если организация решит уволить сотрудника, а он неожиданно вернется.
В зависимости от сроков отсутствия необходимо учитывать, что если работник отсутствует более трех рабочих дней без уважительных причин, это может быть основанием для дисциплинарного взыскания или увольнения.
Если работник не выходит на связь и не дает никаких объяснений о причинах своего отсутствия, вы можете подготовить приказ об увольнении. В приказе следует указать все детали, связанные с отсутствием работника и попытками связаться с ним.
Оформление отсутствия на работе работника, который не выходит на связь, требует тщательного соблюдения трудового законодательства и документирования всех этапов. Прежде всего необходимо проявить инициативу в установлении контакта с работником и фиксировать все попытки, а затем уже принимать дальнейшие меры, включая возможность увольнения. Рекомендуется также обратиться за юридической консультацией, чтобы избежать возможных ошибок и соблюсти права всех сторон.

Экспертное мнение подготовила ведущая рубрики «Правовой навигатор»
кандидат юридических наук, доцент, доцент кафедры теории и права и государственно-правовых дисциплин ВИУ РАНХиГС Эйда Голоманчук