Журнал ознакомления работников с локальными документами

Прямой нормы, которая бы словами «работодатель обязан вести журнал ознакомления…» в Трудовом кодексе, нет. Однако эта обязанность неявно вытекает из прямого требования закона и является единственным надежным способом для работодателя доказать, что он исполнил свою главную обязанность: ознакомил работника со всеми локальными нормативными актами (ЛНА) под подпись до подписания трудового договора.

Обязанность ознакомить работника с локальными актами установлена в статье 68 ТК РФ: «При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором».

Закон говорит не о праве, а об обязанности работодателя. А где есть обязанность, там должна быть и возможность доказать ее исполнение. Журнал ознакомления — это не причуда кадровиков, а основной документ, защищающий интересы работодателя при возможных спорах и проверках. Без него работодатель не сможет доказать, что:

· Работник был ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) до того, как их нарушил.

· Работник знал о положении об оплате труда, премировании и депремировании, прежде чем жаловаться на невыплату премии.

· С новыми версиями локальных актов (например, с измененным графиком работы) были ознакомлены все действующие сотрудники.

В случае судебного спора (например, о законности увольнения за нарушение ПВТР) суд обязательно спросит: «А где доказательство, что работник был с этими правилами ознакомлен?».

Если такого доказательства (в виде листой подписи в журнале или на листе ознакомления) нет, суд почти гарантированно встанет на сторону работника, признав увольнение или применение дисциплинарного взыскания незаконным.

Журнал — не единственная возможная форма фиксации. Часто используется не менее распространенный и юридически равнозначный способ:

Лист ознакомления (лист ознакомления и согласия). Это последний лист самого локального акта (например, ПВТР), где представлена таблица с графами «ФИО», «Должность», «Подпись», «Дата».

Журнал удобен для массового ознакомления с одним документом (например, со всеми сотрудниками сразу знакомят с новой инструкцией по охране труда).

Лист ознакомления, подшитый к самому ЛНА, удобен тем, что он никогда не потеряется и всегда будет доказывать, что именно с этой действующей версией документа был ознакомлен сотрудник. Работодатель вправе выбрать любой из этих способов или использовать их комбинацию. Юридическая сила у них одинакова.

Эксперты Роструда разъяснили, обязан ли работодатель вести журнал ознакомления работников с локальными нормативными документами организации.

Ведомство напоминает, что согласно статье 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Таким образом, работодатель не обязан вести журнал ознакомления работников с локальными нормативными документами организации. Оформление указанного журнала необязательно. Достаточно в трудовом договоре указать, что работник ознакомился с такими-то локальными нормативными актами.

Экспертное мнение подготовила ведущая рубрики «Правовой навигатор»

кандидат юридических наук, доцент, доцент кафедры теории и права и государственно-правовых дисциплин ВИУ РАНХиГС Эйда Голоманчук