Можно ли расчётные листки сотрудникам, работающим удалённо, направлять на электронную почту?

Работодатель вправе направлять расчетные листки удаленным работникам в электронной форме на электронную почту или через другие каналы связи (мессенджеры, корпоративный портал), но только при соблюдении двух обязательных условий:

1. Наличие письменного согласия самого работника на получение листка в электронном виде.

2. Обеспечение конфиденциальности и возможности беспрепятственного ознакомления с листком.

Требование о выдаче расчетного листка установлено в части 2 статьи 136 Трудового кодекса РФ: «При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника… о составных частях заработной платы… размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате». Ключевой момент: закон говорит о «письменной форме», но не уточняет, на бумажном или электронном носителе. Разъяснения по этому вопросу даны в Письме Минтруда России от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560, где указано, что направление расчетных листков по электронной почте допускается, если работник не возражает против такого способа получения информации.

Электронная переписка не является безоговорочно надежным и юридически значимым каналом связи без предварительной договоренности. Поэтому:

Согласие должно быть оформлено письменно. Его можно включить отдельным пунктом в трудовой договор с удалённым работником или оформить дополнительным соглашением к нему.

В документе обязательно должно быть указаны:

· Способ отправки (на какой именно адрес электронной почты — желательно тот, который указан в договоре как основной для связи).

· Формат файла (как правило, PDF, чтобы исключить изменение данных).

· Порядок подтверждения получения (например, работник обязуется в ответ направлять подтверждение о получении, либо получение считается подтвержденным автоматически с момента отправки письма работодателем).

Если такого согласия нет, работодатель обязан направлять расчетный листок традиционным способом — бумажной почтой заказным письмом с уведомлением о вручении. Устной договорённости или просто отправки на email недостаточно.

Расчетный листок содержит персональные данные (размер дохода).

Меры для защиты информации и подтверждения факта отправки/получения:

1. Отправка с официальной корпоративной почты. Отправка с личного ящика HR-менеджера — плохая практика.

2. Использование электронной подписи. Самый надежный вариант. Листок, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) работодателя, является полноценным электронным документом.

3. Защита паролем. Отправка файла в запароленном архиве. Пароль сообщается работнику через другой канал связи (например, SMS, мессенджер).

4. Использование защищенных корпоративных порталов (LMS, ERP, СБИС и т.д.). Работник получает уведомление о том, что новый расчетный листок доступен в его личном кабинете на защищенном портале. Это самый современный и удобный способ.

5. Ведение журнала отправки. Фиксация даты, времени отправки и адреса электронной почты во внутренней системе работодателя.

Если работник заявляет, что не получал листок, работодатель должен иметь возможность доказать факт отправки (выписка из журнала почтовой службы, скриншот с отметкой о доставке в почтовом клиенте).

Если работник изначально был против электронной формы и не давал согласия, его требование предоставлять листок на бумаге является абсолютно законным. Отказ работодателя выполнить это требование является нарушением трудового законодательства.

Направление расчетных листков удалённым работникам по электронной почте — это законная и современная практика, которая экономит время и ресурсы.

Чтобы это было легально, работодатель должен:

1. Получить письменное и заранее оформленное согласие работника на получение листков в электронном виде (в договоре или доп. соглашении).

2. Обеспечить конфиденциальность передаваемых персональных данных (пароли, ЭП, защищенные порталы).

3. Иметь доказательную базу факта отправки каждого листка.

Этот подход соответствует духу времени и законодательству о дистанционной работе, главное — соблюсти формальности и защитить права обеих сторон.

Рассмотрим конкретный пример. Работодатель обратился к онлайнинспекторам с вопросом о том, как правильно выдавать расчётные листки удалёнщикам. Допустимо ли направлять документ на электронную почту сотрудника, ведь у компании просто нет физической возможности передать работнику листок лично.

Эксперты в области трудовых взаимоотношений в ответ разъяснили, что компании, которые нанимают дистанционных сотрудников, вправе направлять им расчётные листки по электронной почте. Важно, чтобы этот способ был предусмотрен коллективным или трудовым договором, локальным актом работодателя или дополнительным соглашением к трудовому договору. Это прямо следует из частей 4 и 5 статьи 312.3 Трудового кодекса.

Так, согласно требованиям закона, подтверждение действий дистанционного работника и работодателя, связанных с предоставлением друг другу информации, осуществляется в порядке, определенном коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

С непосредственно связанными с трудовой деятельностью дистанционного работника документами в отношении которых трудовым законодательством Российской Федерации предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись, дистанционный работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, либо путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником, либо в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору..

Экспертное мнение подготовила ведущая рубрики «Правовой навигатор»

кандидат юридических наук, доцент, доцент кафедры теории и права и государственно-правовых дисциплин ВИУ РАНХиГС Эйда Голоманчук