Нужно ли ежегодно запрашивать у внешнего совместителя копию трудовой книжки

Ежегодно запрашивать у внешнего совместителя копию трудовой книжки или её оригинал не требуется. Обязанность работодателя затребовать трудовую книжку возникает лишь однажды — при приеме сотрудника на работу. После этого вся ответственность за ведение и хранение основного документа о трудовой деятельности лежит на работодателе по основному месту работы.

Трудовая книжка ведется только одним работодателем. По общему правилу, это работодатель по основному месту работы. Работник по внешнему совместительству при приеме на работу предоставляет не трудовую книжку, а копию ее, заверенную у основного работодателя, либо справку с основного места работы о том, что он работает именно там.

Ключевой момент: после приема совместителя на работу, внесение записи о совместительстве в его трудовую книжку производится по желанию самого сотрудника. И делает эту запись не работодатель-совместитель, а работодатель по основному месту работы на основании документов, подтверждающих работу по совместительству (например, копии приказа о приеме или справки от вас).

Нормативный акт, регулирующий ведение трудовых книжек, не содержит ни единого упоминания о какой-либо периодичности, с которой работодатель-совместитель должен обновлять копии этого документа. Ваша обязанность считается исполненной в момент приема на работу. Основная информация, которая важна для работодателя-совместителя (образование, квалификация, основные места работы до момента приема к вам), уже отражена в копии, полученной при приеме. Эти данные кардинально не меняются каждый год. Все последующие записи (о переводе, увольнении с основного места работы, награждениях) вносит основной работодатель. Вы не несете ответственности за актуальность его записей.

Хотя ежегодный запрос не требуется, существует ряд практических ситуаций, когда обновление данных необходимо или крайне желательно:

При продлении срочного трудового договора. Если вы заключаете новый договор или продлеваете старый, разумно и логично запросить актуальную копию трудовой книжки. Это подтвердит, что за прошедший период сотрудник не устроился на новое основное место работы, которое может повлиять на его график или создать конфликт интересов.

Перед предоставлением каких-либо льгот или гарантий. Например, перед оформлением очередного отпуска, особенно если вы планируете предоставить его одновременно с отпуском по основному месту работы (на что сотрудник имеет право). Актуальная копия может подтвердить его статус.

При подозрении на конфликт интересов. Если у вас есть основания полагать, что сотрудник уволился с основного места работы и устроился к конкурентам, что может нарушать условия вашего договора (если есть положение о конфиденциальности или неконкуренции).

По инициативе самого сотрудника. Если сотрудник получил новую должность, квалификацию или награду по основному месту работы и хочет, чтобы вы об этом знали (например, для пересмотра зарплаты или поручения более сложных задач).

Такой подход соответствует закону, минимизирует трудозатраты и эффективно управляет рисками. Эксперты Роструда разъяснили, обязан ли работодатель ежегодно запрашивать у внешнего совместителя копию трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности для обновления данных.

Ведомство напоминает, что согласно статье 283 ТК РФ лицо, поступающее на работу по совместительству к другому работодателю, не предъявляет трудовую книжку в случае, если по основному месту работы работодатель ведет трудовую книжку на данного работника.

При приеме на работу по совместительству, требующую специальных знаний, работодатель имеет право потребовать от работника предъявления документа об образовании и (или) о квалификации либо его надлежаще заверенной копии, а при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда - справку о характере и условиях труда по основному месту работы.

Соответственно, работодатель не обязан ежегодно запрашивать у внешнего совместителя копию трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности для обновления данных.

Экспертное мнение подготовила ведущая рубрики «Правовой навигатор»

старший преподаватель кафедры теории и права и государственно-правовых дисциплин ВИУ РАНХиГС Юлия Каюшникова