Какими способами работодатель может разослать работникам уведомления о сокращении

В российской правовой системе надлежащее уведомление работников о предстоящем сокращении штата представляет собой обязательную процедуру, соблюдение которой является важнейшим элементом правомерности расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Теоретической основой выступает принцип гарантированной защиты прав работника как экономически более слабой стороны трудовых отношений, что находит свое отражение в императивных нормах Трудового кодекса Российской Федерации и сложившейся судебной практике. Согласно правовой позиции, уведомление считается надлежащим только в том случае, если работодатель может достоверно доказать, что сотрудник был своевременно и в полном объеме информирован о предстоящем увольнении и его правах, вытекающих из этой ситуации.

Наиболее надежным и наименее рискованным с точки зрения судебных споров способом является личное вручение уведомления работнику под подпись в помещении работодателя. Данный метод вытекает из буквального толкования требования о персональном предупреждении, закрепленного в части 2 статьи 180 Трудового кодекса РФ. Как отмечено в судебной практике, даже если работодатель направлял уведомление иными способами, срок предупреждения начинает исчисляться именно с момента личного вручения документа сотруднику. В ситуации, когда работник отказывается от ознакомления с уведомлением, законодатель позволяет работодателю составить соответствующий акт в присутствии свидетелей, что также будет признано надлежащим исполнением обязанности по уведомлению.

В случаях, когда личное вручение уведомления невозможно в связи с отсутствием работника на рабочем месте, например, при нахождении его на больничном или в отпуске, допустимым способом является направление документа через услуги почтовой связи. Рекомендуется направлять уведомление заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по всем известным работодателю адресам работника. В данной ситуации в правоприменительной практике возникает дискуссия относительно момента, с которого начинает течь установленный двухмесячный срок предупреждения. Одна из позиций заключается в том, что срок исчисляется со дня фактического получения письма работником, тогда как другая указывает на момент истечения срока хранения корреспонденции в отделении почтовой связи. В качестве альтернативы почтовому отправлению иногда используется телеграмма, однако ее надежность оспаривается в судах, поскольку она может быть вручена любому лицу, находящемуся по указанному адресу, без проверки документов, подтверждающих личность.

Современные цифровые технологии предоставляют работодателям такие средства коммуникации, как корпоративная электронная почта, специализированные порталы и информационные системы. Их использование правомерно при условии, что в организации внедрен и функционирует электронный документооборот в соответствии со статьями 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ, и работник дал согласие на такой формат взаимодействия. Судебная практика по данному вопросу отличается неоднозначностью: некоторые суды признают электронные уведомления допустимыми, в то время как другие указывают на их недостаточность. Наименьшие риски связаны с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, которая придает документу юридическую силу, равную бумажному носителю с собственноручной подписью. Направление простых сканированных копий уведомлений по электронной почте без использования ЭП с большой вероятностью будет признано ненадлежащим уведомлением в случае судебного спора.

С практической точки зрения, для минимизации правовых рисков признания увольнения незаконным работодателям рекомендуется применять комплексный подход к уведомлению сотрудников. Первоначально следует предпринять попытку личного вручения документа под подпись. При невозможности осуществить данное действие целесообразно дублировать уведомление путем направления его заказным почтовым отправлением, а при наличии технической и договорной возможности — и через систему электронного документооборота с использованием квалифицированной электронной подписи. Такой многоступенчатый подход позволяет сформировать надежную доказательственную базу, демонстрирующую добросовестность работодателя в стремлении надлежащим образом исполнить возложенную на него законом обязанность. Для самих работников актуальной рекомендацией является обязанность своевременно информировать работодателя об изменении своих контактных данных, включая адрес места жительства, а также внимательное отношение к получаемой корреспонденции и корпоративным сообщениям, поскольку несоблюдение этих простых правил может привести к негативным последствиям, связанным с пропуском сроков для защиты своих прав.

Эксперты Роструда разъяснили, считается ли нарушением процедуры увольнения работника отправка уведомления о сокращении почтой не от имени работодателя, а лично от имени сотрудника отдела кадров.

Ведомство напоминает, что согласно статье 20 ТК РФ права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются:

● физлицом, являющимся работодателем;

● органами управления организации или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это законами, нормативными правовыми актами РФ, учредительными документами организации и локальными нормативными актами.

В связи с этим, по мнению Роструда, уведомление о сокращении, отправленное сотрудником отдела кадров, будет надлежащим, если само уведомление подписано уполномоченным лицом.

Экспертное мнение подготовила ведущая рубрики «Правовой навигатор»

старший преподаватель кафедры теории и права и государственно-правовых дисциплин ВИУ РАНХиГС Юлия Каюшникова