Информационный вакуум и электронный документооборот: обязан ли работодатель исправлять табель, узнав о больничном постфактум

В практике кадрового делопроизводства нередко возникает сложная ситуация, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте без предварительного уведомления, а работодатель лишь спустя время узнает о том, что в этот период ему был оформлен листок нетрудоспособности. Вопрос о том, как правомерно отразить такое отсутствие в табеле учета работельного времени, был предметом разъяснения экспертов Федеральной службы по труду и занятости (Роструд). Позиция ведомства, основанная на системном толковании трудового законодательства и логике социального страхования, однозначна: как только работодателю становится достоверно известно об оформлении больничного листа, он обязан скорректировать табель, проставив соответствующий код отсутствия, даже если первоначально дни были отмечены как неявки по невыясненным причинам или прогулы.

Правовая основа такого подхода коренится в фундаментальной обязанности работодателя, установленной статьей 91 Трудового кодекса РФ, — вести точный учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Этот учет не является формальностью, а служит основанием для расчета заработной платы, отпускных и, что критически важно в данном контексте, для правильного взаимодействия с Фондом социального страхования (ФСС) при назначении пособий. Если работодатель продолжает считать дни отсутствия, на которые впоследствии представлен больничный лист, прогулом или отпуском за свой счет, он искажает данные первичного учета. Это может привести к неправомерному удержанию из зарплаты сотрудника, к дисциплинарному взысканию, а также к проблемам при проверке со стороны ФСС, который может отказать в возмещении расходов на пособие из-за несоответствия данных в табеле и в листке нетрудоспособности.

Ситуация усугубляется повсеместным переходом на электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН). В рамках системы электронного документооборота между медицинской организацией, Фондом социального страхования и работодателем информация об открытии, продлении и закрытии больничного может поступать в компанию автоматически, даже если сам работник не предпринял активных действий для уведомления. Согласно разъяснениям Роструда, получение такой информации из официального источника — в данном случае от органов ФСС — является для работодателя достаточным и юридически значимым основанием для того, чтобы изменить первоначальную отметку в табеле. Рекомендуется использовать буквенный код «Б» или цифровой код «19», которые традиционно обозначают временную нетрудоспособность с оплатой по больничному листу. При этом датой начала учета по больничному должна стать первая дата отсутствия, указанная в ЭЛН, если она совпадает с днем невыхода на работу.

Практическая реализация этого подхода требует от работодателя установления четкого внутреннего регламента. Кадровой службе или бухгалтерии необходимо регулярно мониторить поступления в системе электронного документооборота с ФСС, особенно в случаях неявки сотрудников без объяснения причин. Как только в системе появляется запись об открытии ЭЛН на отсутствующего работника, следует незамедлительно подготовить основание для корректировки табеля. Таким основанием может служить служебная записка ответственного лица с приложением скриншота из личного кабинета на сайте ФСС или иного подтверждения. На основании этого издается приказ или распоряжение об исправлении табеля учета рабочего времени за соответствующий период. Важно отметить, что это не является исправлением ошибки в изначальном смысле, а представляет собой уточнение учета на вновь поступившей информации.

Данная позиция Роструда, с одной стороны, защищает права работника, который по уважительной причине (болезни) не смог оперативно известить работодателя, но представил документальное подтверждение постфактум через официальные каналы. С другой стороны, она оберегает и интересы работодателя, позволяя ему избежать претензий со стороны контролирующих органов и судебных споров о незаконном лишении заработной платы. Она также соответствует общей тенденции на цифровизацию трудовых отношений, когда юридически значимые факты все чаще фиксируются и передаются автоматически, минимизируя роль человеческого фактора и снижая риски конфликтов из-за недобросовестности или забывчивости одной из сторон. Таким образом, даже в условиях информационного вакуума в первые дни отсутствия сотрудника, последующее получение официальных данных из ФСС формирует у работодателя обязанность привести формальный учет в соответствие с фактическими и документально подтвержденными обстоятельствами.

Экспертное мнение подготовила ведущая рубрики «Правовой навигатор»

кандидат юридических наук, доцент, доцент кафедры теории и права и государственно-правовых дисциплин ВИУ РАНХиГС Эйда Голоманчук