Пропуск в книге учета

Ведение книги учета движения трудовых книжек относится к числу прямых обязанностей работодателя, установленных пунктом 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19 мая 2021 года № 320н. В силу указанной нормы работодатель самостоятельно разрабатывает форму такой книги (журнала), однако обязательным условием выступает фиксация в ней каждой трудовой книжки, принятой от работника при поступлении на работу, а также книжек и вкладышей, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серий и номеров. Книга подлежит нумерации, прошнуровке, заверению подписью руководителя организации и печатью при ее наличии.
На практике нередки ситуации, когда факт принятия трудовой книжки от работника по тем или иным причинам не был своевременно отражен в учетном регистре. Так, при оформлении увольнения сотрудника, чья трудовая книжка была принята работодателем еще в 2010 году, может выясниться, что соответствующая запись в книге учета отсутствует. Данное упущение ставит кадровую службу перед вопросом о допустимых способах его исправления. Поскольку специального правового регулирования, регламентирующего порядок внесения пропущенных записей в книгу учета движения трудовых книжек, действующее законодательство не содержит, возникает необходимость в выработке правоприменительного подхода.
Роструд в разъяснениях, размещенных на портале Онлайнинспекция.рф, сформулировал позицию, согласно которой при обнаружении пропусков в книге учета следует заполнить пробелы путем продолжения последовательности записей с сохранением сквозной нумерации уже существующих строк. При этом принципиальное значение имеет требование о необходимости указания причин, по которым хронологический порядок внесения записей был нарушен. Такой подход позволяет, с одной стороны, обеспечить полноту учета всех трудовых книжек, принятых работодателем, а с другой стороны, сохранить прозрачность кадрового делопроизводства, зафиксировав факт и обстоятельства несвоевременного внесения сведений.
Важно отметить, что с 1 сентября 2021 года работодатель вправе самостоятельно разрабатывать форму книги (журнала) учета движения трудовых книжек, что подтверждено прямым указанием пункта 40 Приказа № 320н. При этом действующие книги, оформленные по ранее утвержденным формам, могут использоваться до их полного заполнения. Указанное правомочие не освобождает работодателя от соблюдения общих требований к учетным регистрам, включая необходимость нумерации листов, их прошнуровки и заверения. Книга учета движения трудовых книжек относится к документам с длительным сроком хранения, составляющим 50 лет, что обусловлено ее значением для подтверждения фактов приема и выдачи трудовых книжек на протяжении всей трудовой деятельности работников.
Таким образом, выявленный пропуск записи в книге учета движения трудовых книжек не является неустранимым дефектом кадрового делопроизводства. Работодатель вправе внести недостающую запись, руководствуясь следующими принципами: запись помещается в хронологическом порядке среди уже имеющихся строк, ей присваивается порядковый номер, продолжающий сквозную нумерацию, и при этом обязательно фиксируется причина нарушения хронологии (например, «запись внесена в связи с ранее допущенным пропуском»). Данный способ не противоречит действующему законодательству и позволяет обеспечить достоверный учет движения трудовых книжек, что имеет существенное значение как для защиты прав работников, так и для соблюдения требований трудового законодательства со стороны работодателя.
Экспертное мнение подготовила ведущая рубрики «Правовой навигатор»
кандидат юридических наук, доцент, доцент кафедры теории и права и государственно-правовых дисциплин ВИУ РАНХиГС Эйда Голоманчук