Электронные кадровые журналы: позиция Роструда

Вопрос о допустимости ведения кадрового делопроизводства в электронной форме без дублирования на бумажных носителях остаётся актуальным для многих работодателей, стремящихся к оптимизации документооборота. Один из частных, но показательных аспектов — возможность отказа от бумажных журналов регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним. Эксперты Федеральной службы по труду и занятости дали разъяснение, подтверждающее право работодателя на такой шаг при соблюдении определённых условий.

На интернет-портале «Онлайнинспекция.РФ» специалисты Роструда ответили на вопрос, можно ли вести журналы учёта трудовых договоров и допсоглашений исключительно в электронном виде. Ведомство указало, что трудовое законодательство не содержит императивного требования о ведении таких журналов именно на бумажном носителе.

В обоснование своей позиции эксперты сослались на статью 8 Трудового кодекса РФ. Данная норма предоставляет работодателям (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) право принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции. Таким образом, порядок ведения кадрового учёта, включая форму регистрационных журналов, может быть установлен самим работодателем.

Из разъяснения следует, что ключевым условием для легитимного перехода на электронные журналы является наличие соответствующего внутрикорпоративного акта. Работодатель должен издать приказ или утвердить локальный нормативный акт (например, инструкцию по кадровому делопроизводству), которым будет закреплено ведение журналов регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений в электронной форме.

Такой подход полностью согласуется с общим трендом на цифровизацию трудовых отношений и внедрение электронного документооборота. Он позволяет работодателю гибко выстраивать систему учёта, не будучи связанным устаревшими требованиями к бумажной форме, если такие требования прямо не установлены законом.

Важно понимать, что речь идёт именно о внутренних учётных формах — журналах, которые не являются документами строгой отчётности перед государственными органами (в отличие, например, от трудовых книжек или сведений по форме ЕФС-1). Их основная функция — систематизация и облегчение поиска информации внутри организации. Поэтому требования к их форме действительно могут определяться работодателем самостоятельно.

Разъяснение Роструда даёт работодателям чёткий ориентир: переход на электронные журналы регистрации трудовых договоров допустим и не требует согласования с какими-либо ведомствами. Для реализации этого права необходимо:

Во-первых, издать локальный нормативный акт (приказ), устанавливающий, что с определённой даты журналы регистрации ведутся в электронном виде. В акте следует определить ответственное лицо, порядок внесения записей, а также меры по обеспечению сохранности данных и их резервному копированию.

Во-вторых, обеспечить техническую возможность ведения такого журнала и, что крайне важно, возможность предоставления из него информации по запросу (например, для инспектора труда или самого работника). Электронный журнал должен позволять формировать выписки или просматривать записи.

В-третьих, если организация планирует в дальнейшем перейти на полный электронный кадровый документооборот в соответствии с Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, ведение электронных журналов станет его естественной частью.

Таким образом, позиция Роструда снимает неопределённость для работодателей, желающих сократить объём бумажной работы, и подтверждает возможность использования современных технологий в кадровом учёте в пределах, установленных трудовым законодательством.

Экспертное мнение подготовила ведущая рубрики «Правовой навигатор»

кандидат юридических наук, доцент, доцент кафедры теории и права и государственно-правовых дисциплин ВИУ РАНХиГС Эйда Голоманчук