Ошибка в учёте трудовой книжки: исправление кадрового документа не должно создавать новую недостоверную запись

Несмотря на развитие электронного кадрового документооборота, бумажные трудовые книжки продолжают иметь юридическое значение для значительного числа работников. Их хранение и учёт требуют от работодателя соблюдения установленного порядка, поскольку содержащиеся в кадровых документах сведения непосредственно связаны с подтверждением трудовой деятельности гражданина.

На практике возможна ситуация, когда кадровая служба спустя значительное время обнаруживает, что принятая от работника трудовая книжка своевременно не была отражена в книге или журнале её учёта. Подобная ошибка требует исправления, однако способ такого исправления имеет принципиальное значение.

Общий принцип кадрового делопроизводства заключается в достоверности документирования. Исправляя ранее допущенный пропуск, нельзя создавать видимость того, что действие было совершено в прошлом, если фактически оно производится значительно позднее. Иными словами, устранение одной ошибки не должно сопровождаться внесением заведомо недостоверных сведений о времени совершения кадрового действия.

При обнаружении пропущенной записи необходимо обеспечить возможность восстановить реальную хронологию событий. Из документа должно быть понятно, когда трудовая книжка фактически поступила работодателю и когда было выявлено отсутствие соответствующей учётной записи. Именно прозрачность исправления позволяет подтвердить добросовестность работодателя и исключить подозрения в последующем изменении кадровой документации.

Особое значение данная проблема приобретает при увольнении. Работодатель обязан надлежащим образом оформить прекращение трудовых отношений и исполнить обязанности, связанные с выдачей работнику кадровых документов. Обнаружение старого нарушения непосредственно перед увольнением не освобождает организацию от необходимости привести учёт в надлежащее состояние.

Для кадровой службы подобные ситуации являются аргументом в пользу периодического внутреннего аудита документов. Проверять правильность ведения кадрового учёта целесообразно не только при увольнении сотрудника или перед контрольным мероприятием. Систематическая сверка фактически находящихся у работодателя документов с учётными формами позволяет обнаруживать ошибки тогда, когда их исправление ещё не осложнено возникновением трудового спора.

Принципиально важно разграничивать техническую ошибку и попытку её скрыть. Сам факт пропуска записи может являться результатом невнимательности, смены кадрового работника или несовершенства прежнего документооборота. Однако внесение недостоверных сведений задним числом способно существенно ухудшить правовую позицию работодателя.

Таким образом, обнаруженная кадровая ошибка должна быть исправлена открыто и документально прослеживаемо. Основная задача кадрового учёта состоит не в создании внешне безупречного комплекта документов, а в обеспечении достоверной истории трудовых отношений.

Экспертное мнение подготовила ведущая рубрики «Права и обязанности: общий взгляд» кандидат юридических наук, доцент, доцент кафедры теории и права и государственно-правовых дисциплин ВИУ РАНХиГС Эйда Голоманчук