Мифы и реалии кадрового учета: почему отсутствие на рабочем месте даже в течение минут является основанием для неоплаты, независимо от применения дисциплинарных взысканий

В сфере управления персоналом устойчиво существует распространенное заблуждение, которое может привести к значительным финансовым и юридическим рискам для организации. Многие специалисты по кадрам полагают, что удержать часть заработной платы за время отсутствия сотрудника на рабочем месте возможно лишь после официального привлечения его к дисциплинарной ответственности за прогул. Согласно этой логике, сначала необходимо оформить выговор или замечание, и только на его основании произвести расчет. Эта точка зрения часто находит косвенную поддержку в разъяснениях Роструда, размещенных на портале «Онлайнинспекция.рф», где указывается, что не начислять зарплату можно за отсутствие продолжительностью более четырех часов подряд. Однако судебная практика, формируемая кассационными судами общей юрисдикции, решительно опровергает данный подход, предлагая принципиально иную и более жесткую трактовку трудового законодательства.

Позиция судебных инстанций основана на фундаментальном принципе трудового права, закрепленном в статье 91 Трудового кодекса РФ: заработная плата выплачивается за выполнение трудовой функции в течение установленного рабочего времени. Следовательно, если работник фактически не работал, у работодателя не возникает обязанности по оплате этого времени. Ключевое значение имеет именно факт неисполнения трудовых обязанностей, а не формальное наличие или отсутствие дисциплинарного взыскания. Дисциплинарная ответственность (замечание, выговор) и оплата труда — это два самостоятельных правовых института, регулируемых разными нормами ТК РФ и преследующих разные цели. Первый направлен на поддержание трудовой дисциплины, второй — на вознаграждение за фактически затраченный труд. Поэтому работодатель вправе не оплачивать часы отсутствия, даже если он не стал инициировать дисциплинарное производство, и наоборот, может объявить выговор, но при этом оплатить день в полном объеме, если сочтет причины отсутствия уважительными.

Судебная практика, в частности, Определение Первого КСОЮ от 20 ноября 2023 года по делу № 88-28266/2023, последовательно подтверждает этот подход. Суды указывают, что для неправомерности неоплаты времени отсутствия работник должен доказать, что он в этот период фактически выполнял свою трудовую функцию. Если же таких доказательств нет, а работодатель документально зафиксировал факт отсутствия (например, с помощью табеля учета рабочего времени, акта об отсутствии на рабочем месте, данных системы контроля доступа), то правовые основания для начисления заработной платы за этот период отсутствуют.

Более того, данная логика распространяется на любые, даже самые незначительные промежутки времени. Как показало Определение Седьмого КСОЮ от 12 января 2023 года № 88-563/2023, работодатель правомерно не оплатил 15 минут отсутствия сотрудника. Судьи отклонили довод о ничтожности такого промежутка, подчеркнув, что значимость имеет не длительность, а сам факт невыполнения работы в установленное рабочее время.

Таким образом, позиция Роструда о четырехчасовом лимите, по сути, не находит поддержки в решениях судов. Она может быть полезна как рекомендация по квалификации прогула для целей дисциплинарного увольнения (пункт «а» части 6 статьи 81 ТК РФ определяет прогул как отсутствие более четырех часов подряд), но не применима к вопросам оплаты труда.

Для неоплаты достаточно любого документально подтвержденного периода, когда работник без разрешения или уважительной причины не приступил к исполнению обязанностей. При этом важно понимать, что наличие уважительной причины (болезнь, авария, участие в суде по повестке) меняет правовой режим отсутствия — оно может быть оформлено как отпуск за свой счет или больничный, — но также не делает его автоматически оплачиваемым, если иное не предусмотрено законом или договоренностью с работодателем.

Для практикующих кадровиков и работодателей выводы из сложившейся судебной практики носят стратегический характер. Во-первых, необходимо обеспечить безупречный учет рабочего времени, используя все доступные средства фиксации (электронные пропускные системы, журналы, видео-наблюдение с учетом законодательных ограничений). Во-вторых, любые факты отсутствия должны оперативно и корректно оформляться актами, которые впоследствии могут служить доказательством в суде. В-третьих, в локальных нормативных актах и трудовых договорах целесообразно четко прописать порядок расчета заработной платы при неполном рабочем времени, включая случаи опозданий и преждевременного ухода. Это минимизирует риски трудовых споров и претензий со стороны проверяющих органов. В конечном счете, работодатель обладает правом не оплачивать время, в течение которого работник не создавал прибавочной стоимости, и это право защищено судебной системой, требуя лишь одного — неоспоримого подтверждения факта отсутствия.

Экспертное мнение подготовила ведущая рубрики «Правовой навигатор»

старший преподаватель кафедры теории и права и государственно-правовых дисциплин ВИУ РАНХиГС Юлия Каюшникова